How Lucky to be a Secretary, why ???

KEUNTUNGAN BEKERJA SEBAGAI SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.

Menjadi sekretaris pimpinan memberikan banyak manfaat bagi sekretaris. Sekretaris dapat belajar banyak dari pimpinan tentang gaya kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan lainnya. 

Beberapa keuntungan menjadi sekretaris antara lain :

a. Keanekaragaman Tugas

Pekerjaan sekretaris sangat bervariasi, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

- Tugas Administrasi :

• Korespondensi

• Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

• Mengurus surat masuk dan surat keluar

• Travel Arrangements

• Organize meeting, Making appointments

• Handling all confidential matters

- Tugas Receptionist :

• Menerima dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon

• Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

• Mencatat janji-janji untuk pimpinan

- Tugas Keuangan : 

• Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

• Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

• Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

- Lain-lain :

• Personal matters

• Monitoring and procuring order. Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

• Menterjemahkan

• General Affair duties, Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang

Keanekaragaman pekerjaan sekretaris membuat pekerjaan sekretaris tidak membosankan.

b. Penghasilan Memadai

Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Karena itulah pada umumnya sekretaris mendapatkan gaji yang cukup menarik dibandingkan dengan profesi lainnya.

c. Menambah Keterampilan dan Keahlian

Menjadi sekretaris akan menambah keterampilan dan keahlian yang dapat menunjang pekerjaannya keterampilan dan keahlian tersebut meliputi : 

- Mampu menyusun laporan dan berkorespondensi,

- Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya,

- Teknik tata penyimpanan arsip,

- Teknik berkomunikasi dengan telepon,

- Menulis cepat dengan steno, Teknik mengetik surat

d. Promosi

Posisi sekretaris tidak pernah berakhir. Banyak sekretaris handal yang berhasil meraih posisi menjadi manager, semua ini berkat kedekatan tugas sekretaris dengan pimpinannya sehingga ia dapat meminta ilmu dan pengalaman dari pimpinannya. Pimpinan yang mengetahui ketangkasan sekretarisnya tentu akan mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan tugas-tugas bersifat manajerial kepada sekretarisnya, dengan catatan sekretaris mampu melaksanakannya. Seringkali sekretaris bertindak sebagai supervisor dan mengatur pekerjaan orang lain.

e. Pentingnya Sekretaris

- Sekretaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

- Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

- Sekretaris profesional startegis dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar

- Sekretaris profesional teknis dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin intensif.

- Sekretaris profesional pendukung dapat memberikan contoh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Sumber :

http://junaidipiscesguru.blogspot.co.id/2010/09/sekretariatan.html