7 Peran Sekretaris Di Masa Depan

Tanggung jawab dan Peran Sekretaris Di Masa Depan harus disesuaikan seiring perkembangan zaman yang sudah berevolusi sesuai kebutuhan dan tantangan ke depan, dari yang dulunya adalah pekerjaan yang dilakukan berdasarkan instruksi atau perintah, sekarang berkembang menjadi pekerjaan yang dinamis dan mandiri.

Sekretaris di masa depan kini dituntut untuk bisa lebih berinisiatif, proaktif, dan bekerja mandiri tanpa perlu pengawasan secara terus menerus. Apa artinya seorang sekretaris tanpa boss, dan apa jadinya jika Boss tanpa sekretaris?? Keduanya saling membutuhkan. Tetapi bila salah memilih Sekretaris bisa runyam dan bisa menjadi bumerang. Ingat, kesuksesan kita sebagai seorang pemimpin juga didukung oleh peran Sekretaris yang handal. Berikut 7 Sekretaris Di Masa Depan versi 7Top Ranking.

 
1. Mempunyai Kemampuan Human Resource

Sekretaris Senior bisa berperan sebagai trainer bahkan Leader dan Mentor untuk seluruh staf administrasi. Para Sekretaris Senior diperlukan untuk me–review atau meninjau kinerja para staf, serta rekan kerja junior lainnya. Untuk proses rekruitmen, Sekretaris Senior memberikan orientasi atau pengarahan kepada rekan kerja yang masih baru. Ini juga portofolio tambahan bagi Sekretaris yang handal.
Di banyak perusahaan saat ini, seorang Sekretaris adalah orang paling mengerti tentang gaya dan karakter pimpinannya. Dengan demikian, Sekretaris jugalah yang seharusnya paling mengerti karyawan seperti apa yang dibutuhkan oleh pimpinannya tersebut. Ia lebih bisa mencari dan menemukan seorang karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.

2. Lingkup Pekerjaan Lebih Luas

Berkat perkembangan teknologi, hari-hari dimana seorang pimpinan masih mendiktekan surat kepada Sekretarisnya kini sudah berakhir, para Manajer-pun kini bisa mengangani e-mail nya sendiri. Mereka berkorespodensi, menelpon, membuat janji, bahkan membuat presentasi meetingnya sendiri. Dengan demikian, peran Sekretaris bisa menjadi lebih spesifik dan mengambil lingkup pekerjaan yang lebih luas. Para Sekretaris Senior tidak lagi menjadi tukang ketik atau penerima telepon karena mereka sudah punya mindset yang berbeda tentang seorang Sekretaris. Mereka bisa menjadi sarana untuk memperluas network dan bahkan menjadi pengambil keputusan saat pimpinan berhalangan.

3. Kemampuan Multi-Tasking

Ini adalah kemampuan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus pada waktu yang bersamaan. Keahlian ini cukup penting dimiliki seorang Sekretaris dimanapun. Mungkin bukan sesuatu yang wajib, tetapi apabila seorang Sekretaris mempunyai kemampuan ini, maka akan jarang ada pekerjaan yang tertunda dan semuanya bisa selesai lebih cepat, karena kecepatan itu penting.
Modal utama untuk bisa melakukan pekerjaan multitasking adalah Sekretaris harus terlebih dahulu terbiasa untuk well-organized. Dia harus terbiasa bekerja dengan teratur, rapi dan terstruktur. Bila tidak mampu mengerjakan pekerjaan dalam satu waktu dengan hasil yang maksimal, maka mustahil bisa bekerja secara terstruktur terlebih dahulu sebelum kadar stresnya meningkat akibat pekerjaan multitasking yang kacau balau nantinya.

4. Keahlian Yang Makin Spesifik

Bagi kebanyakan Sekretaris, pekerjaan mereka telah berkembang dari hanya fungsi-fungsi umum menjadi fungsi specialist. Ada peningkatan demand bagi Sekretaris yang mempunyai keahlian atau pengetahuan lebih, misalnya di bidang Legal, Banking, atau bahkan Human Resource.
Seiring makin banyaknya perusahaan yang mendirikan departemen Legal-nya sendiri secara In-house, para Sekretaris dengan keahlian dan pengetahuan khusus yang relevan di bidangnya kian banyak dicari. Tak ketinggalan pula sektor perbankan yang semakin banyak menawarkan gaji dan bonus aktraktif bagi para Sekretaris yang siap dan berpengalaman dalam bidang tersebut.

5. Menguasai Manajemen Informasi

Sekretaris telah berubah menjadi profesi yang berorientasi pada pengetahuan. Mereka tidak lagi hanya mengerjakan pekerjaan administratif saja melainkan bisa menjalankan tugas untuk mengelola informasi di dalam perusahaan. Mereka telibat secara langsung dalam arus dan penyimpanan Informasi di perusahaan.
Mereka juga harus bisa menjamin segala informasi yang berharga bisa diteruskan atau dibagi secara efisien kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Semua ini sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi kerjasama antar departemen sebagai satu team yang utuh. Perlu diingat di sini bahwa informasi yang dimaksud bukanlah berupa gosip-gosip dan perlu juga dipastikan bahwa informasi yang tepat juga jatuh ke pihak yang tepat pula.
Para Sekretaris telah dipandang sebagai penghubung informasi antar departemen di banyak perusahaan serta dianggap juga sebagai sebagai sumber informasi yang dapat diandalkan bahkan seorang Sekretaris terkadang lebih tahu banyak mengenai apa yang sedang terjadi di perusahaan dari pada pimpinan mereka.

6. Kemampuan Customer Service dan Riset
 

Kualitas atau keunggulan lain dari Sekretaris handal adalah Customer Service yang baik. Mereka seringkali harus berhubungan dengan pelanggan atau klien. Ini berarti mereka harus memiliki pengetahuan yang kuat dan kompeten dalam bidang service.
Kemampuan untuk mengumpulkan informasi juga penting karena akan banyak mengandalkan Sekretaris untuk mencari dan mengumpulkan data intelijen, informasi mengenai klien, trend industri saat ini, pengelolaan database dan informasi mengenai competitor. Sekretaris bekerja pada unit, group atau kelompok, jadi Sekretaris yang mempunyai kemampuan berkolaborasi dan mampu bekerja sama dalam tim semakin di butuhkan.

7. Menguasai Teknologi
 

Rasanya tidak ada yang perlu dijelaskan dari poin ini, tidak ada yang lebih buruk daripada kita masih harus menjelaskan bagaimana cara membuka E-mail atau mengunakan Software pengolah kata kepada Sekretaris. Para Sekretaris handal menguasai teknologi, khususnya di bidang komunikasi dan semua teknologi yang bisa memperlancar komunikasi. Satu lagi yang tak kalah penting adalah teknologi untuk melakukan presentasi yang didukung oleh kemampuan dan keahlian melakukan presentasi dari Sekretaris itu sendiri.
Dengan meningkatnya mobilitas kerja saat ini. Dunia kerja akan lebih membutuhkan Sekretaris yang bisa bekerja secara mandiri dan dapat diandalkan walaupun di tinggal dalam waktu yang lama, memiliki inisiatif, percaya diri dan bijak adalah kualitas yang diperlukan sekretaris zaman sekarang untuk dapat menjaga ”benteng” perusahaan sementara pimpinan mereka sedang tidak berada di tempat.

Sumber : 

http://www.7topranking.com/2013/02/7-sekretaris-di-masa-depan.html