Image tersebut di atas sudah menjadi kesan yang melekat sekali pada profesi Sekretaris. Orang banyak mengidentikkan seorang Sekretaris dengan kriteria : perempuan cantik yang memiliki selera fashion yang sangat baik, selalu mengikuti perkembangan mode terbaru, pandai menghias diri, bersikap dan bertutur bahasa layaknya profesional dan hampir setiap saat menggunakan sepatu hak tinggi. Hal-hal inilah yang akan nampak terlihat jelas apabila kita bertemu dengan seorang Sekretaris.
Apakah penilaian tersebut salah ?? Tentu saja tidak. Hal itu justru merupakan nilai tambah bagi seorang Sekretaris secara lahiriah disamping kemampuan akademis dan keahlian yang dimiliki. Mari kita telusuri lebih lanjut mengenai modal apa saja yang harus dimiliki seorang Sekretaris beserta tugas dan tanggung jawabnya agar kita dapat memiliki penilaian yang lebih positif mengenai profesi ini.
Pengertian Sekretaris
Dari asal katanya, istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” yaitu
bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” lalu kemudian berubah
menjadi kata “secretarius” dalam bahasa Perancis, lalu
“secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata
“secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan kemudian masuk ke Indonesia dan dikenal dengan istilah “sekretaris”.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa definisi Sekretaris adalah seseorang yang membantu
seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama dalam hal penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang
kegiatan manajerial seorang pimpinan atau kegiatan operasional
perusahaan.
Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, dikelompokkan menjadi 8 (delapan) diantaranya yaitu :
1. Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah, seperti :
- Membuka surat-surat.
- Menerima dikte pimpinan.
- Menerima tamu.
- Menerima telepon.
- Menyimpan arsip atau surat.
- Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
- Dan lain-lain.
2. Tugas khusus yaitu suatu tugas yang
diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada Sekretaris dengan
penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya
unsur kepercayaan bahwa tugas dari Sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan. Biasanya tugas ini seperti :
- Mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
- Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
- Menyusun acara pertemuan bisnis.
- Pembelian kado ataupun cindera mata.
- Dan masih banyak lagi.
3. Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti :
- Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
- Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
- Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
- Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
- Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
- Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
- Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
- Dan lain-lain.
4. Tugas Sosial diantaranya meliputi :
- Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
- Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
- Dan yang lainnnya.
5. Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris
mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau
kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya :
- Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
- Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
- Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
- Dan sebagainya.
6. Tugas Sekretaris sebagai Resepsionis, diantaranya yaitu:
- Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
- Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
- Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
- Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
- Dan lain-lain.
7. Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh Sekretaris, diantaranya meliputi:
- Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
- Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
- Mengoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
- Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
- Dan masih banyak lagi.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)Pertemuan bisnis (Business Meeting) :
- Ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi Sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada pula tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan oleh Sekretaris yaitu :
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain :
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris
bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor
dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini
dapat terwujud melalui aktivitas :
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung
jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan
tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan
acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam
kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam
mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)
4.
Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam
peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat
tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang Sekretaris
Salah
satu segi penting dari jabatan Sekretaris, walaupun kemungkinan besar
tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya
sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti
sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh Sekretaris :
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e.
Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti
mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali
bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996:
87-88)
Syarat menjadi Seorang Sekretaris
1. Syarat Kepribadian
Syarat menjadi Seorang Sekretaris
Berikut syarat dan modal yang wajib dimiliki oleh seorang Sekretaris sebagai pembantu pimpinan agar dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya antara lain :
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut :
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya :
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi :
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai Sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)
Sumber :
http://mengerjakantugas.blogspot.co.id/2009/03/tugas-dan-tanggung-jawab-sekretaris.html
Sumber :
http://mengerjakantugas.blogspot.co.id/2009/03/tugas-dan-tanggung-jawab-sekretaris.html
Mbak, klu sekarang belajar steno itu dimana yaa.. Apa gak lebih cepat pakai Swype gtu??
ReplyDeleteKalau melalui jalur pendidikan bisa dengan mengikuti perkuliahan di Akademi Sekretari Widya Mandala Surabaya, karena memang masih diajarkan. Sedangkan Swype adalah salah satu aplikasi keyboard berbayar pada perangkat smartphone yang dapat juga menunjang aktifitas Sekretaris terutama saat hendak mencatat hal-hal penting pada smartphone yang digunakan dengan relatif lebih cepat dibandingkan mengetik secara manual dengan keyboard tipe candy bar ataupun qwerty. Steno sendiri masih sangat populer pada profesi Sekretaris karena unsur kecepatan dan kerahasiaannya, karena tidak semua orang dapat membaca huruf steno. Sama halnya dengan profesi Wartawan yang beberapa masih menggunakan huruf steno dalam menulis catatan dari berita-berita yang dikumpulkan.
Delete