HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

"SEKRETARIS MILLENIUM"

Oleh : A.B. Susanto

 

Diantara sekian banyak profesi yang berubah cepat memasuki milenium mendatang, salah satu diantaranya adalah profesi sekretaris. Harap dimaklumi, karena sekretaris adalah “pengelola”  sumber daya perusahaan  terpenting, yaitu para pimpinan  perusahaan dan para manajer.

Pada milenium mendatang para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagi penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Mereka dituntut untuk menjadi “penunggang kuda” yang handal, agar dapat menaiki “kuda” yang bernama teknologi dan menarik manfaat sebesar-besarnya.  

Sekretaris, sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan, seakan harus berlomba dengan kemampuan para pimpinan perusahaan. Sekretaris harus melengkapi diri dengan berbagai ‘senjata’ kemampuan dan ketrampilan agar dapat ‘memenajemeni manajer dan memimpin pemimpin’

Era milenium mendatang yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi, berpengaruh besar terhadap peran dan fungsi profesi sekretaris. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh  perangkat teknologi informasi. 

Pengelola Informasi

Dalam era informasi, kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan,  harus mampu menjadi information provider, yang mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Hasil keputusan harus disebarluaskan, sehingga sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai information disseminator.

Sementara itu globalisasi makin menampakkan sosoknya, yang menuntut  sekretaris menjadi sekretaris global. Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan membentuk network dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai penyambung lidah perusahaan dengan masyarakat global.

Peran penting yang berkaitan dengan pengelolaan  informasi dan pengambilan keputusan, serta tuntutan untuk menjadi komunikator dan membina relasi dengan pihak internal perusahaan, serta pihak  eksternal perusahaan dalam lingkup global  membutuhkan kapasitas intelektual yang memadai, kematangan emosi dan sikap yang tepat, serta kemampuan untuk menampilkan citra profesional.

Queen of Time Kingdom  

Seorang sekretaris sering disebut sebagai Queen of Time Kingdom, seorang yang “berkuasa” atas pengaturan “waktu” kerja dan memiliki wewenang untuk secara cepat dan tepat mengelola berbagai perubahan “waktu” atau jadwal kerja atasannya, yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan memperhatikan derajat urgency yang terkandung didalamnya.

Seorang sekretaris tidak hanya dituntut untuk menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu kerja serta pola pengendaliannya saja, tetapi juga termasuk berbagai strategi dan pedoman agar  dapat menyusun suatu prioritas yang tepat dan “disukai” oleh atasan maupun partner kerja lainnya, pihak eksternal maupun pihak internal.
 

Agar sekretaris dapat terus menerus meningkatkan kemampuan diri dalam mengelola waktu, seorang sekretaris harus mengenal proses dan sarana yang dapat dimanfaatkan untuk menganalisa pemanfaatan waktu serta cara pengembangan yang sebaiknya diikuti.

Public Relation Officer         

Sementara itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber informasi  bagi para pengambil keputusan. 

Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam “mengamankan” perusahaan. Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan persuasi secara profesional dan strategis.

Etika Dan Pengembangan Diri

To be ethical is a must, not a choice. Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris.

Seorang sekretaris mesti memahami  dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan  menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.

Agar benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting. Akan tetapi, masih banyak lagi aspek pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan.

Untuk memantapkan langkah seorang sekretaris, diperlukan juga adanya kehandalan dalam mengembangkan pola komunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemapuan membina hubungan interpersonal yang memadai. Termasuk di dalamnya kemampuan dalam  menyiasati suatu situasi dengan fleksibilitas yang terkendali.

Menyongsong Era Baru

Perubahan ini harus dicermati secara seksama, agar dapat mengantisipasi tuntutan yang muncul di masa depan terhadap profesi sekretaris. Dengan pemahaman yang baik terhadap tuntutan lingkungan bisnis di masa depan,  dapat ditentukan pola pengembangan diri dan pola pengembangan profesi sebagai sarana mempersiapkan diri dan membekali diri dengan kompentensi-kompetensi yang dituntut oleh dunia usaha.

Peran-peran yang berkaitan dengan fungsi-fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil, dan tergantikan oleh  peran-peran manajerial dalam bidang pemrosesan informasi, pengelolaan waktu, komunikasi, dan human relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematangan emosi, dan interpersonal skill, yang di dukung oleh penampilan yang profesional.

Dari sisi perusahaan, optimalisasi fungsi seorang sekretaris dan nilai-nilai strategis profesi dapat memberikan dukungan positif bagi perusahaan secara konsisten dan berkesinambungan.

Sumber :

https://3agl.wordpress.com/2008/05/21/hubungan-sekretaris-dengan-teknologi-informasi/

3 Top Notch Secretarial Academy in Indonesia

Morning.. ^^

I am more than happy to share these links of 3 Top Notch Secretarial Academy in Indonesia for you to choose as a recommendation :

1. http://www.stiks-tarakanita.ac.id/

2. http://aksewms.ac.id/home.php

3. http://poltek.ubaya.ac.id/program-studi-2/program-studi-sekretari/ 

*** Your choice, your future *** 

IKATAN SEKRETARIS INDONESIA

PROFIL IKATAN SEKRETARIS DAN ADMINISTRASI PROFESIONAL INDONESIA (ISI

 

Gagasan mendirikan Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) pertama kali pada tanggal 7 Juli 1972 dan secara resmi berdiri tanggal 13 Juni 1974 melalui Akte No. 22 dihadapan Notaris Frederik Alexander Tumbuan, di Jakarta.

Saat itu wadah ini dimaksudkan sebagai ajang bagi para sekretaris untuk memperluas wawasan, meningkatkan profesi sekretaris, bersosialisasi, serta menjadi ajang berorganisasi dan bermasyarakat.

Kini Ikatan Sekretaris Indonesia mempunyai visi jauh kedepan, tidak sekedar menjadi organisasi para “Sekretaris” namun mengembangkan diri menjadi Komunitas Masyarakat Profesional dari berbagai profesi yang ingin kuat dan maju dan oleh sebab itu nama ISI berkembang menjadi Ikatan Sekretaris dan Administratif Profesional Indonesia.

Saat ini ISI telah berkembang pesat, memiliki 14 cabang dan kurang lebih 1000 anggota yang tersebar di 14 cabang di kota-kota besar (Jakarta, Bandung, Semarang, Solo, Jogja, Surabaya, Malang, Lhoksemauwe, Medan, Menado, Ujung Pandang, Balik Papan, Denpasar, Batam).

Eksistensi ISI sebagai Asosiasi Sekretaris se-Indonesia yang secara formal diakui pemerintah sebagai organisasi profesional, merupakah wadah yang tepat bagi pendidikan informal para Sekretaris Indonesia. ISI Indonesia merasa terpanggil untuk mempersiapkan sekretaris-sekretaris Indonesia yang siap tampil prima dalam arena kompetisi dunia usaha.
Keberadaan organisasi ISI di kota-kota besar telah menjadi kebutuhan seiring dengan adanya kebijakan otonomi daerah di tengah-tengah reformasi. Di beberapa cabang ISI Indonesia bahkan telah menjadi mitra bagi eksekutif dan legislatif di daerah tersebut. Sumbangsih organisasi ISI Indonesia terhadap bangsa dan negara Indonesia merupakan bukti nyata pentingnya keberadaan organisasi ini untuk masa sekarang dan akan datang.

Bagi rekan-rekan Sekretaris dan Administratif di Surabaya, dapat pula bergabung dengan ISI Cabang Surabaya di alamat berikut :

Lembaga Management Jawa Timur, Jalan Kayoon No. 68, Surabaya

How Lucky to be a Secretary, why ???

KEUNTUNGAN BEKERJA SEBAGAI SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.

Menjadi sekretaris pimpinan memberikan banyak manfaat bagi sekretaris. Sekretaris dapat belajar banyak dari pimpinan tentang gaya kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan lainnya. 

Beberapa keuntungan menjadi sekretaris antara lain :

a. Keanekaragaman Tugas

Pekerjaan sekretaris sangat bervariasi, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

- Tugas Administrasi :

• Korespondensi

• Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

• Mengurus surat masuk dan surat keluar

• Travel Arrangements

• Organize meeting, Making appointments

• Handling all confidential matters

- Tugas Receptionist :

• Menerima dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon

• Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

• Mencatat janji-janji untuk pimpinan

- Tugas Keuangan : 

• Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

• Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

• Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

- Lain-lain :

• Personal matters

• Monitoring and procuring order. Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

• Menterjemahkan

• General Affair duties, Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang

Keanekaragaman pekerjaan sekretaris membuat pekerjaan sekretaris tidak membosankan.

b. Penghasilan Memadai

Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Karena itulah pada umumnya sekretaris mendapatkan gaji yang cukup menarik dibandingkan dengan profesi lainnya.

c. Menambah Keterampilan dan Keahlian

Menjadi sekretaris akan menambah keterampilan dan keahlian yang dapat menunjang pekerjaannya keterampilan dan keahlian tersebut meliputi : 

- Mampu menyusun laporan dan berkorespondensi,

- Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya,

- Teknik tata penyimpanan arsip,

- Teknik berkomunikasi dengan telepon,

- Menulis cepat dengan steno, Teknik mengetik surat

d. Promosi

Posisi sekretaris tidak pernah berakhir. Banyak sekretaris handal yang berhasil meraih posisi menjadi manager, semua ini berkat kedekatan tugas sekretaris dengan pimpinannya sehingga ia dapat meminta ilmu dan pengalaman dari pimpinannya. Pimpinan yang mengetahui ketangkasan sekretarisnya tentu akan mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan tugas-tugas bersifat manajerial kepada sekretarisnya, dengan catatan sekretaris mampu melaksanakannya. Seringkali sekretaris bertindak sebagai supervisor dan mengatur pekerjaan orang lain.

e. Pentingnya Sekretaris

- Sekretaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

- Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

- Sekretaris profesional startegis dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar

- Sekretaris profesional teknis dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin intensif.

- Sekretaris profesional pendukung dapat memberikan contoh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Sumber :

http://junaidipiscesguru.blogspot.co.id/2010/09/sekretariatan.html

10 Fashion Item Yang Wajib Dimiliki Wanita a.k.a Sekretaris

Sebagai seorang wanita, wajar kalau kita semua memiliki berbagai macam model sepatu, baju, tas dan beragam fashion item dalam lemari. Berbagai macam bentuk dan desain untuk barang-barang cewek memang menggiurkan dan selalu menggoda untuk dibeli. Apalagi dengan semakin banyaknya toko-toko online yang berjamuran di negara kita ini, seringkali kita tidak bisa menahan diri untuk berbelanja online.  

Pada saat berbelanja, seringkali kita tidak memprioritaskan hal mana yang sebenarnya harus kita beli dan apakah  kita membeli barang semata hanya karena nafsu mata saja?? Itulah mengapa tidak mengherankan jika wanita bisa memiliki puluhan sepatu atau baju bahkan lebih dari satu lemari. 

Namun di antara banyaknya koleksi fashion item yang begitu banyak pilihannya, setidaknya 10 Fashion Item inilah yang wajib dipunyai :

1. Kemeja Putih

Kemeja putih adalah salah satu fashion item yang wajib kamu miliki. Kemeja putih selalu terlihat klasik, elegan dan chic. Pilihlah desain kemeja yang sederhana tapi bisa dipakai dalam beberapa suasana. Item ini bisa digunakan dalam berbagai macam acara, baik casual ataupun formal. Untuk desain, pilihlah desain kemeja putih yang divariasi dengan renda atau brokat agar terlihat semakin cantik dan manis. Selain terkesan elegan dan murah, harga kemeja putih juga relatif terjangkau karena banyak sekali pilihannya di toko-toko online maupun di  departemen store.



 2. Stylish Flat Shoes

Ada beberapa kondisi di mana anda tidak bisa menggunakan high heels atau tidak memungkinkan memakai high heels dalam jangka waktu yang lama. 

Solusinya?? Kembalilah pada flat shoes. Flat shoes yang nyaman adalah yang memiliki sol kuat tapi lentur sehingga mengikuti gerak telapak kakimu. Pilih flat shoes dengan desain minimalis dan warna yang netral tapi tetap cantik dipakai dalam berbagai suasana baik formal ataupun non formal.


 3. High Heels Hitam


Di antara deretan koleksi high heels anda, sudah adakah high heels hitam dengan desain yang sederhana?? 

High heels hitam bisa memberikan sentuhan seksi pada pakaian apapun yang kamu kenakan, baik itu gaun atau skinny jeans. Warna hitam adalah warna yang netral sehingga high heels ini bisa anda gunakan dan mix match dengan berbagai macam warna baju ataupun gaun. Pilih high heels hitam dari bahan kulit untuk menambah kesan glamour tapi chic.






 4. Clutch Bag

Clutch bag adalah must have fashion item yang memiliki banyak fungsi. Tidak hanya dapat dipergunakan di acara formal seperti pesta, clutch bag juga bisa dipergunakan untuk jalan-jalan santai saat tidak membawa banyak barang bawaan. Setiap wanita membutuhkan clutch bag untuk menyempurnakan penampilan mereka. Pilih desain clutch bag yang simple dan mencerminkan karaktermu. Pilihan warna clutch bag pun bisa kamu sesuaikan dengan seleramu.




 5. Celana Jeans


Celana yang pada umumnya di kenakan oleh kaum Adam ini juga sangat penting untuk kaum wanita. Meskipun awalnya celana jeans di buat untuk para pekerja tambang di Amerika, tetapi saat ini celana jeans di pakai oleh pria dan bahkan wanita untuk situasi casual dan santai-santai. Selain itu sangatlah mudah untuk memasangkan celana jeans dengan atasan apapun karena warnanya yang bersifat netral.












6. Pencil Skirt

Rok yang pada umumnya sering dipakai oleh para pekerja kantor ini juga tidak kalah pentingnya. Rok tipe pensil akan membuat perempuan di usia berapa pun terlihat seksi tanpa harus terlihat seronok. Jika Anda memiliki tipe tubuh “lurus”, rok pensil akan memberi kesan tubuh lebih berlekuk. Sementara jika Anda bertubuh sintal, Anda akan terlihat lebih seksi. Untuk wanita dengan ukuran tubuh “plus”, rok pensil akan terlihat lebih menarik ketimbang rok penuh. Oleh karena itu tidak ada salahnya untuk memiliki satu pasang pencil skirt di lemari kamu.



 7. Tas Harian


Tas adalah salah satu benda yang selalu dibawa oleh wanita. Pasalnya benda ini menyimpan sejuta perlengkapan wanita seperti dompet, make-up, dll. Tas kini sudah terdiri dari berbagai macam model dan warna namun ada satu jenis tas yang tidak boleh terlewatkan, yaitu tas harian. Tas yang digunakan untuk keperluan tiap hari, biasanya berukuran cukup besar agar bisa memuat banyak perlengkapan. Usahakan untuk memilih tas yang berwarna netral agar bisa dikenakan mulai dari pagi hingga malam hari.





8. Sweater & Cardigan


Sweater dan cardigan memberikan sentuhan manis dan effortless pada gaya busana apa saja. Selain diapakai di atas kaos, cardigan juga bisa menutupi gaun mini, gaun coctail bertali tipis atau tak bertali. Sedangkan sweater memberi kesan feminim dan tangguh sekaligus. Keduanya dengan mudah serasi dengan rok atau celana apa saja. Hal ini menempatkan sweater & cardigan sebagai salah satu must have fashion item yang harus kamu punya.




 9. Mantel Hanget

Pakaian ini mungkin tidak terlalu populer di kalangan wanita Indonesia mengingat Indonesia tidak mempunyai musim dingin. Namun, jenis pakaian ini bisa dimanfaatkan pada musim hujan di saat suhu udara bisa lumayan dingin. Biasanya pakaian ini terbuat dari bahan wol atau katun.











10. Pakaian Dalam Yang Tepat


Meski tak terlihat, namun bila pakaian dalam terasa salah, penampilan kita juga akan terlihat kurang enak dipandang. Miliki setidaknya beha berwarna putih untuk atasan berwarna putih, hitam tanpa tali untuk gaun hitam, sport bra untuk berolahraga dan warna nude bila ingin mengenakan busana menerawang seperti berbahan lace. 

Miliki juga G-string atau thong untuk celana atau gaun ketat yang menempel di tubuh untuk menghindari penampakan garis celana dalam yang “mengganggu”.


Sumber :
http://blog.shopious.com/fashion-tips/10-fashion-item-yang-wajib-kamu-miliki-sebagai-seorang-perempuan

"Secretary and Administrative Professionals Day"

Mungkin tidak banyak yang mengetahui mengenai adanya peringatan "Secretary and Administrative Professionals Day" secara internasional yang ditetapkan pada tahun 1952.

Penggagas ide ini adalah Mary Barrett, President National Secretaries Association, yang sekarang berubah nama menjadi International Association of Administrative Professionals (IAAP) bersama C. King Woodbridge, President Dictaphone Corporation.

Penetapan tanggal peringatan tersebut pertama kali diumumkan oleh U.S. Secretary of Commerce, Charles Sawyer sebagai  "National Secretaries Week," yang pelaksanaanya diadakan selama satu minggu penuh mulai tanggal 1 - 7 Juni 1952, dimana kemudian tanggal 4 Juni 1952 ditetapkan sebagai "Hari Sekretaris Nasional" (National Secretaries Day). Seiring perkembangan waktu kemudian berubah nama menjadi "Secretary and Administrative Professionals Day".

Secara garis besar, peringatan ini ditetapkan dengan tujuan untuk mengakui eksistensi seorang sekretaris berdasarkan keterampilan dan keahlian yang dimiliki, loyalitas dan peran pentingnya dalam efisiensi di dunia bisnis dan administrasi perkantoran sekaligus untuk menarik perhatian khalayak melalui publisitas akan betapa besarnya potensi dan peluang kerja profesi Sekretaris dan Administrasi saat ini dan di masa mendatang.

Boost Up Your Skill & Knowledge

Menjadi Sekretaris Profesional dituntut untuk memiliki sejumlah kemampuan baik soft maupun hard skills untuk menunjang pekerjaan sehari-hari. Sekretaris Profesional juga harus selalu mengikut perkembangan jaman dan teknologi serta mampu mengaplikasikannya pada aktifitas kesekretariatan di era perkantoran modern dan serba komputerisasi seperti sekarang ini.

Berikut beberapa rekomendasi Training Provider yang dapat membantu memperdalam pengetahuan dan keterampilan sebagai Sekretaris :

1. http://sekretarispro.com/training/

2. http://indonesiasecretarytraining.com/?page_id=802

3. http://new.ipdc.co.id/course/public

4. http://www.pelatihan-sdm.net/pelatihan-sekretaris/

5. http://jadwal-training.com/info-training/training-sekretaris

6. http://borobudur-training.com/advanced-secretary.html

7. http://www.informasi-training.com/sekretaris-yang-handal-dan-profesional

8. http://www.trainingsekretaris.com/

Setelah mengikuti pelatihan-pelatihan tersebut di atas saya yakin anda semua semakin mampu dan siap menghadapi semua tantangan yang ada di dunia kesekretariatan, semangaaatttt !!!

Profesionalisme Bekerja

Berperan sebagai pembantu pimpinan menjadikan profesi ini terkadang mendatangkan bad image terhadap seorang Sekretaris. Kerap kali terjadi kesalahpahaman karena tingginya intensitas pertemuan dan kolaborasi dengan pimpinan, bahkan tidak jarang yang menyalahartikan kedekatan Sekretaris dengan pimpinannya ini. Hal tersebut patut dimaklumi karena Sekretaris adalah salah satu orang terdekat pimpinan yang juga sangat memungkinkan menjadi tangan kanan seorang pimpinan di suatu perusahaan ataupun organisasi. Ketergantungan pimpinan pada peran Sekretaris menjadi sangat tinggi karena mayoritas urusan yang menyangkut perusahaan maupun pribadi pimpinan diatur oleh Sekretaris. Contohnya seperti pengaturan reservasi tiket dan hotel saat pimpinan melakukan perjalanan dinas, pengarsipan dokumen, menjadi notulen, menyiapkan materi presentasi, pengaturan agenda meeting dan janji temu, menjalin komunikasi bisnis dengan pihak internal maupun eksternal baik secara lisan maupun korespondensi, hingga hal-hal kecil lainnya yang sifatnya pribadi. Itulah mengapa hampir tidak ada perbedaan antara profesi Sekretaris dan Personal Assistant di Indonesia. Namun berbeda dengan beberapa negara maju lainnya, keprofesionalan seorang Sekretaris justru sangat diutamakan dan dihargai demi terwujudnya suasana bekerja yang nyaman dan menyenangkan.

7 Peran Sekretaris Di Masa Depan

Tanggung jawab dan Peran Sekretaris Di Masa Depan harus disesuaikan seiring perkembangan zaman yang sudah berevolusi sesuai kebutuhan dan tantangan ke depan, dari yang dulunya adalah pekerjaan yang dilakukan berdasarkan instruksi atau perintah, sekarang berkembang menjadi pekerjaan yang dinamis dan mandiri.

Sekretaris di masa depan kini dituntut untuk bisa lebih berinisiatif, proaktif, dan bekerja mandiri tanpa perlu pengawasan secara terus menerus. Apa artinya seorang sekretaris tanpa boss, dan apa jadinya jika Boss tanpa sekretaris?? Keduanya saling membutuhkan. Tetapi bila salah memilih Sekretaris bisa runyam dan bisa menjadi bumerang. Ingat, kesuksesan kita sebagai seorang pemimpin juga didukung oleh peran Sekretaris yang handal. Berikut 7 Sekretaris Di Masa Depan versi 7Top Ranking.

 
1. Mempunyai Kemampuan Human Resource

Sekretaris Senior bisa berperan sebagai trainer bahkan Leader dan Mentor untuk seluruh staf administrasi. Para Sekretaris Senior diperlukan untuk me–review atau meninjau kinerja para staf, serta rekan kerja junior lainnya. Untuk proses rekruitmen, Sekretaris Senior memberikan orientasi atau pengarahan kepada rekan kerja yang masih baru. Ini juga portofolio tambahan bagi Sekretaris yang handal.
Di banyak perusahaan saat ini, seorang Sekretaris adalah orang paling mengerti tentang gaya dan karakter pimpinannya. Dengan demikian, Sekretaris jugalah yang seharusnya paling mengerti karyawan seperti apa yang dibutuhkan oleh pimpinannya tersebut. Ia lebih bisa mencari dan menemukan seorang karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.

2. Lingkup Pekerjaan Lebih Luas

Berkat perkembangan teknologi, hari-hari dimana seorang pimpinan masih mendiktekan surat kepada Sekretarisnya kini sudah berakhir, para Manajer-pun kini bisa mengangani e-mail nya sendiri. Mereka berkorespodensi, menelpon, membuat janji, bahkan membuat presentasi meetingnya sendiri. Dengan demikian, peran Sekretaris bisa menjadi lebih spesifik dan mengambil lingkup pekerjaan yang lebih luas. Para Sekretaris Senior tidak lagi menjadi tukang ketik atau penerima telepon karena mereka sudah punya mindset yang berbeda tentang seorang Sekretaris. Mereka bisa menjadi sarana untuk memperluas network dan bahkan menjadi pengambil keputusan saat pimpinan berhalangan.

3. Kemampuan Multi-Tasking

Ini adalah kemampuan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus pada waktu yang bersamaan. Keahlian ini cukup penting dimiliki seorang Sekretaris dimanapun. Mungkin bukan sesuatu yang wajib, tetapi apabila seorang Sekretaris mempunyai kemampuan ini, maka akan jarang ada pekerjaan yang tertunda dan semuanya bisa selesai lebih cepat, karena kecepatan itu penting.
Modal utama untuk bisa melakukan pekerjaan multitasking adalah Sekretaris harus terlebih dahulu terbiasa untuk well-organized. Dia harus terbiasa bekerja dengan teratur, rapi dan terstruktur. Bila tidak mampu mengerjakan pekerjaan dalam satu waktu dengan hasil yang maksimal, maka mustahil bisa bekerja secara terstruktur terlebih dahulu sebelum kadar stresnya meningkat akibat pekerjaan multitasking yang kacau balau nantinya.

4. Keahlian Yang Makin Spesifik

Bagi kebanyakan Sekretaris, pekerjaan mereka telah berkembang dari hanya fungsi-fungsi umum menjadi fungsi specialist. Ada peningkatan demand bagi Sekretaris yang mempunyai keahlian atau pengetahuan lebih, misalnya di bidang Legal, Banking, atau bahkan Human Resource.
Seiring makin banyaknya perusahaan yang mendirikan departemen Legal-nya sendiri secara In-house, para Sekretaris dengan keahlian dan pengetahuan khusus yang relevan di bidangnya kian banyak dicari. Tak ketinggalan pula sektor perbankan yang semakin banyak menawarkan gaji dan bonus aktraktif bagi para Sekretaris yang siap dan berpengalaman dalam bidang tersebut.

5. Menguasai Manajemen Informasi

Sekretaris telah berubah menjadi profesi yang berorientasi pada pengetahuan. Mereka tidak lagi hanya mengerjakan pekerjaan administratif saja melainkan bisa menjalankan tugas untuk mengelola informasi di dalam perusahaan. Mereka telibat secara langsung dalam arus dan penyimpanan Informasi di perusahaan.
Mereka juga harus bisa menjamin segala informasi yang berharga bisa diteruskan atau dibagi secara efisien kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Semua ini sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi kerjasama antar departemen sebagai satu team yang utuh. Perlu diingat di sini bahwa informasi yang dimaksud bukanlah berupa gosip-gosip dan perlu juga dipastikan bahwa informasi yang tepat juga jatuh ke pihak yang tepat pula.
Para Sekretaris telah dipandang sebagai penghubung informasi antar departemen di banyak perusahaan serta dianggap juga sebagai sebagai sumber informasi yang dapat diandalkan bahkan seorang Sekretaris terkadang lebih tahu banyak mengenai apa yang sedang terjadi di perusahaan dari pada pimpinan mereka.

6. Kemampuan Customer Service dan Riset
 

Kualitas atau keunggulan lain dari Sekretaris handal adalah Customer Service yang baik. Mereka seringkali harus berhubungan dengan pelanggan atau klien. Ini berarti mereka harus memiliki pengetahuan yang kuat dan kompeten dalam bidang service.
Kemampuan untuk mengumpulkan informasi juga penting karena akan banyak mengandalkan Sekretaris untuk mencari dan mengumpulkan data intelijen, informasi mengenai klien, trend industri saat ini, pengelolaan database dan informasi mengenai competitor. Sekretaris bekerja pada unit, group atau kelompok, jadi Sekretaris yang mempunyai kemampuan berkolaborasi dan mampu bekerja sama dalam tim semakin di butuhkan.

7. Menguasai Teknologi
 

Rasanya tidak ada yang perlu dijelaskan dari poin ini, tidak ada yang lebih buruk daripada kita masih harus menjelaskan bagaimana cara membuka E-mail atau mengunakan Software pengolah kata kepada Sekretaris. Para Sekretaris handal menguasai teknologi, khususnya di bidang komunikasi dan semua teknologi yang bisa memperlancar komunikasi. Satu lagi yang tak kalah penting adalah teknologi untuk melakukan presentasi yang didukung oleh kemampuan dan keahlian melakukan presentasi dari Sekretaris itu sendiri.
Dengan meningkatnya mobilitas kerja saat ini. Dunia kerja akan lebih membutuhkan Sekretaris yang bisa bekerja secara mandiri dan dapat diandalkan walaupun di tinggal dalam waktu yang lama, memiliki inisiatif, percaya diri dan bijak adalah kualitas yang diperlukan sekretaris zaman sekarang untuk dapat menjaga ”benteng” perusahaan sementara pimpinan mereka sedang tidak berada di tempat.

Sumber : 

http://www.7topranking.com/2013/02/7-sekretaris-di-masa-depan.html

Cantik, Modis, Up to Date, Jago Dandan dan Tahan Menggunakan High Heels

Image tersebut di atas sudah menjadi kesan yang melekat sekali pada profesi Sekretaris. Orang banyak mengidentikkan seorang Sekretaris dengan kriteria : perempuan cantik yang memiliki selera fashion yang sangat baik, selalu mengikuti perkembangan mode terbaru, pandai menghias diri, bersikap dan bertutur bahasa layaknya profesional dan hampir setiap saat menggunakan sepatu hak tinggi. Hal-hal inilah yang akan nampak terlihat jelas apabila kita bertemu dengan seorang Sekretaris.

Apakah penilaian tersebut salah ?? Tentu saja tidak. Hal itu justru merupakan nilai tambah bagi seorang Sekretaris secara lahiriah disamping kemampuan akademis dan keahlian yang dimiliki. Mari kita telusuri lebih lanjut mengenai modal apa saja yang harus dimiliki seorang Sekretaris beserta tugas dan tanggung jawabnya agar kita dapat memiliki penilaian yang lebih positif mengenai profesi ini.

Pengertian Sekretaris

Dari asal katanya, istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan kemudian masuk ke Indonesia dan dikenal dengan istilah “sekretaris”.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa definisi Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama dalam hal penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial seorang pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan. 

Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, dikelompokkan menjadi 8 (delapan) diantaranya yaitu :

1. Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah, seperti :

• Membuka surat-surat.
• Menerima dikte pimpinan.
• Menerima tamu.
• Menerima telepon.
• Menyimpan arsip atau surat.
• Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
• Dan lain-lain.

2. Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada Sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari Sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Biasanya tugas ini seperti :

• Mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
• Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
• Menyusun acara pertemuan bisnis.
• Pembelian kado ataupun cindera mata.
• Dan masih banyak lagi.

3. Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti :

• Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
• Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
• Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
• Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
• Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
• Dan lain-lain.

4. Tugas Sosial diantaranya meliputi :

• Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
• Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
• Dan yang lainnnya.

5. Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya :

• Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
• Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
• Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
• Dan sebagainya.

6. Tugas Sekretaris sebagai Resepsionis, diantaranya yaitu:

• Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
• Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
• Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
• Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
• Dan lain-lain.

7. Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh Sekretaris, diantaranya meliputi:

• Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
• Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
• Mengoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
• Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
• Dan masih banyak lagi. 

8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)Pertemuan bisnis (Business Meeting) :

• Ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi Sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada pula tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan oleh Sekretaris yaitu : 

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) 

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain :

  

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien. 

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan

  

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) 

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini dapat terwujud melalui aktivitas : 

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan 

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja 

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif. 

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan 

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor

  

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) 

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. 

(A.B Susanto, 1997: 14-15)

  

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

  

5. Tanggung jawab hukum seorang Sekretaris

  

Salah satu segi penting dari jabatan Sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. 

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh Sekretaris :

  

a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin. 

b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir. 

c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan. 

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin. 

e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

Syarat menjadi Seorang Sekretaris

Berikut syarat dan modal yang wajib dimiliki oleh seorang Sekretaris sebagai pembantu pimpinan agar dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya antara lain :

1. Syarat Kepribadian 

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. 

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut :
 

a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan 

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : 

a. Syarat pengetahuan umum 

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya : 

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra. 

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil. 

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. 

b. Syarat pengetahuan khusus  

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya. 

3. Syarat keahlian 

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi : 

a. Mampu menyusun laporan 

b. Mampu berkorespondensi 

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya 

d. Teknik tata penyimpanan arsip 

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon 

f. Menulis cepat dengan steno 

g. Teknik mengetik surat 

4. Syarat praktik 

Sebelum seorang diangkat sebagai Sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain. 

(Waworuntu, 1995: 59-61)


Sumber :
http://mengerjakantugas.blogspot.co.id/2009/03/tugas-dan-tanggung-jawab-sekretaris.html