"Jelaskan PR mengenai pembagian tanggung jawab, penyusunan jadwal dan anggaran"
Jawaban diambil dari Buku "Manajemen Public Relation"
oleh Rhenald Kasali :
oleh Rhenald Kasali :
1) Melanjutkan penjelasan materi minggu lalu mengenai bagan Proses Public Relations tersebut di atas terlihat jelas bahwa pelaksanaan tugas public relations bukanlah semata-mata melakukan aksi, melainkan membutuhkan rencana-rencana dan diikuti dengan langkah-langkah pengendalian melalui suatu proses evaluasi. Hal ini termasuk juga di dalamnya mengenai penyusunan rencana dan pembagian tugas dengan bagian atau divisi lain dalam sebuah organisasi atau perusahaan.Oleh sebab itu, seorang praktisi PR perlu menggunakan Strategic Management untuk melaksanakan pekerjaannya. Istilah strategic management sering disebut pula rencana strategis atau rencana jangka panjang perusahaan. Rencana jangka panjang inilah yang menjadi pegangan bagi para praktisi public relations untuk menyusun berbagai rencana teknis dan langkah komunikasi yang akan diambil sehari-hari. Untuk dapat bertindak strategis, kegiatan public relations harus menyatu dengan visi atau misi organisasinya, yakni alasan organisasi atau perusahaan untuk tetap hidup. Dari sinilah seorang praktisi public relations dapat menetapkan objectivenya dan bekerja berdasarkan objective tersebut.
Sama seperti bagian atau divisi lain di dalam perusahaan, untuk memberi konstribusi kepada rencana jangka panjang tersebut, praktisi PR dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menyampaikan fakta dan opini, baik yang beredar di dalam maupun di luar perusahaan.
2. Menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi secara
historis.
3. Melakukan analisis SWOT yaitu Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan),
Oppurtunities (peluang) dan Threats (ancaman).
Hasil akhir dari perumusan ini adalah suatu rencana yang bersifat menyeluruh dan menyatu. Semua pihak akan mengetahui di mana sekarang perusahaan berada dan ke mana perusahaan tersebut akan dikendalikan dalam kurun waktu tertentu.
Berdasarkan rumusan itulah seorang praktisi PR dapat menentukan langkah yang dapat diambil serta program kerja yang akan disusun dan praktis langkah yang akan diambil akan lebih selaras dengan arah perusahaan secara menyeluruh.
2) Anggaran Public Relations
Bagan tersebut di atas menggambarkan secara utuh kegiatan PR dalam suatu proses menyeluruh yang diawali dengan pengumpulan fakta melalui riset untuk mendefinisikan permasalahan dan diakhiri dengan suatu audit (juga berbentuk riset) untuk melakukan evaluasi perusahaan.
Berpegang pada proses ini, seorang PR harus melakukan break down pada kegiatan yang muncul pada setiap bagian dari proses itu. Ada 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan besarnya anggaran PR, yaitu Citra Menyeluruh dan Posisi Perusahaan :
a. Citra Menyeluruh
Citra utuh dan menyeluruh dari perusahaan bukanlah semata-mata menjadi tanggung
jawab seorang praktisi PR dalam perusahaan atau organisasi, akan tetapi tanggung
jawab pertama sebenarnya berada pada pundak pemilik (bagi perusahaan muda yang
berada pada generasi pertama). Anggaran untuk membangun citra menyeluruh perlu
dibebankan kepada semua bagian di dalam perusahaan,
b. Posisi Perusahaan
Besarnya anggaran PR berkaitan erat dengan posisi perusahaan di lingkungan. Posisi
suatu perusahaan biasanya dapat dilihat pada Corporate Planning perusahaan, atau bila
tidak, dapat ditetapkan sendiri melalui suatu analisis SWOT (Strengths, Weakness,
Oppurtunities dan Threats).
tidak, dapat ditetapkan sendiri melalui suatu analisis SWOT (Strengths, Weakness,
Oppurtunities dan Threats).
Setiap proses di atas membutuhkan alokasi anggaran sesuai dengan sasaran, prioritas dan strategi yang ditetapkan.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1) Kegiatan PR dalam pembagian tanggung jawab :
Public Relations (PR) merupakan instrument untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. PR harus mampu membantu pimpinan, karyawan, investor, masyarakat, dan lain-lain untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi terkait dengan perusahaan/ organisasi.
Menurut Danandjaja (2011:66), tugas dan tanggung jawab PR dalam suatu perusahaan dikenal dengan sebutan “potential public relations duties” adalah :
1. Mencari atau menyeleksi karyawan
2. Mengkoordinir hubungan dengan media cetakan dan media elektronik
3. Mengkoordinir aktivitas dengan anggota legislative
4. Mengarang musik interaksi dengan masyarakat 5. Memenej hubungan dengan masyarakat pemodal
6. Mendukung aktivitas
7. Mengkoordinir institusi menyebarkan “brosur” kepada public
8. Mengkoordinir hubungan dengan kelompok khusus
9. Memenej iklan yang menggambarkan kelembagaan atau produk
10. Mengkoordinir grafik dan jasa fotografis
11. Riset pendapat
12. Memenej pemberian penghargaan
13. Mengkoordinir kegiatan “special event”
14. Manajemen konseling
Dalam hal ini, seorang public relations harus memiliki pengetahuan yang luas tentang bagaimana mengkoordinir dan mengatur suatu kegiatan/agenda dapat berjalan dengan lancer dan sukses dilaksanakan.
Contoh kasus: Ketika perusahaan Nestle mengalami krisis, dimana krisis tersebut timbul karena produk-produk Nestle terdapat DNA daging kuda, PR dari Nestle harus cepat mengambil tindakan. Tugas utama yang dilakukan oleh PR Nestle adalah menarik produk-produknya dari pasaran, dan menjelaskan kepada publik tentang kebenaran informasi tersebut secara nyata. Hal tersebut dilakukan agar kepercayaan publik bias terjaga, dan publik tetap setia dengan produk-produk Nestle. Namun, ada tantangan tersendiri bagi PR Nestle, yakni pemberitaan media yang semakin berkembang mengenai informasi tersebut. Pemberitaan buruk bagi Nestle, merupakan berita yang baik bagi media. Oleh karena itu, PR dari Nestle harus segera mengadakan konferensi pers untuk mengklarifikasi, menjelaskan, dan menjawab dugaan kasus tersebut agar berita itu tidak meluas dan krisis bias segera diatasi. Tentunya dengan bukti-bukti nyata, langkah konkrit, dan bertanggung jawab kepada publik.
Sedangkan menurut Smith (2005), penyusunan jadwal yaitu pengelolaan waktu yang akan digunakan untuk kegiatan PR. Penyusunan jadwal seharusnya sudah dilakukan sejak merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan PR.
Ada 2 (dua) pertimbangan dalam
menyusun jadwal kegiatan yaitu :
* Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai
tujuan kegiatan
* Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan
* Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan
Cara-cara yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal kegiatan :
* Mundur ke belakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan, atau
* Menetapkan setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart (peta aliran
kegiatan)
Contoh flow chart :
No
|
Kegiatan
|
AGUSTUS
|
|||
Minggu I
|
Minggu II
|
Minggu III
|
Minggu IV
|
||
1
|
Perencanaan
|
||||
2
|
Penulisan bahan
|
||||
3
|
Editing
|
||||
4
|
Draft lengkap
|
||||
5
|
Cetak
|
||||
3) Kegiatan
PR dalam menyusun anggaran
Kemudian terkait Penyusunan Anggaran menurut Cutlip, Center dan Broom (1994), terdapat 4 (empat) kemungkinan dalam penyusunan anggaran PR :
1. Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi
Sedangkan kategori anggaran kegiatan PR menurut Smith (2005) :
1. Personalia : yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan
kehumasan
2. Bahan-bahan materi : berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan
program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll
3. Media Cost : pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk
membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan
4. Alat dan Fasilitas : misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll
5. Administrative Items : contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya
perjalanan, komunikasi, dll.
Jenis-jenis penggolongan anggaran :
1. Anggaran tetap & anggaran tidak tetap
2. Biaya administratif & Biaya program
3. Anggaran proyek & anggaran rutin
1. Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi
Sedangkan kategori anggaran kegiatan PR menurut Smith (2005) :
1. Personalia : yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan
kehumasan
2. Bahan-bahan materi : berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan
program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll
3. Media Cost : pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk
membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan
4. Alat dan Fasilitas : misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll
5. Administrative Items : contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya
perjalanan, komunikasi, dll.
Jenis-jenis penggolongan anggaran :
1. Anggaran tetap & anggaran tidak tetap
2. Biaya administratif & Biaya program
3. Anggaran proyek & anggaran rutin
