"SEKRETARIS MILLENIUM"
Oleh : A.B. Susanto
Pada milenium mendatang para pemimpin
perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk
berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagi
penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan
teknologi. Mereka dituntut untuk menjadi “penunggang kuda” yang handal,
agar dapat menaiki “kuda” yang bernama teknologi dan menarik manfaat
sebesar-besarnya.
Sekretaris, sebagai pendukung kinerja
para pimpinan perusahaan, seakan harus berlomba dengan kemampuan para
pimpinan perusahaan. Sekretaris harus melengkapi diri dengan berbagai
‘senjata’ kemampuan dan ketrampilan agar dapat ‘memenajemeni manajer dan
memimpin pemimpin’
Era milenium mendatang yang diwarnai
dengan kemajuan teknologi informasi, berpengaruh besar terhadap peran
dan fungsi profesi sekretaris. Peran-peran sekretaris konvensional yang
bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan
oleh perangkat teknologi informasi.
Pengelola Informasi
Dalam era informasi, kemajuan perusahaan
sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk memperoleh dan memproses
informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Para
sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus
mampu menjadi information provider, yang mencari dan memilih
informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan
akurat. Hasil keputusan harus disebarluaskan, sehingga sekretaris juga
mempunyai peran penting sebagai information disseminator.
Sementara itu globalisasi makin
menampakkan sosoknya, yang menuntut sekretaris menjadi sekretaris
global. Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan
membentuk network dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai penyambung lidah perusahaan dengan masyarakat global.
Peran penting yang berkaitan dengan
pengelolaan informasi dan pengambilan keputusan, serta tuntutan untuk
menjadi komunikator dan membina relasi dengan pihak internal perusahaan,
serta pihak eksternal perusahaan dalam lingkup global membutuhkan
kapasitas intelektual yang memadai, kematangan emosi dan sikap yang
tepat, serta kemampuan untuk menampilkan citra profesional.
Queen of Time Kingdom
Seorang sekretaris sering disebut sebagai Queen of Time Kingdom,
seorang yang “berkuasa” atas pengaturan “waktu” kerja dan memiliki
wewenang untuk secara cepat dan tepat mengelola berbagai perubahan
“waktu” atau jadwal kerja atasannya, yang harus dilakukan dalam
kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan memperhatikan derajat urgency yang terkandung didalamnya.
Seorang sekretaris tidak
hanya dituntut untuk menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan
waktu kerja serta pola pengendaliannya saja, tetapi juga termasuk
berbagai strategi dan pedoman agar dapat menyusun suatu prioritas yang
tepat dan “disukai” oleh atasan maupun partner kerja lainnya, pihak eksternal maupun pihak internal.
Agar sekretaris dapat terus menerus meningkatkan kemampuan diri dalam
mengelola waktu, seorang sekretaris harus mengenal proses dan sarana
yang dapat dimanfaatkan untuk menganalisa pemanfaatan waktu serta cara
pengembangan yang sebaiknya diikuti.
Public Relation Officer
Sementara itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan.
Dalam menghadapi situasi persaingan yang
semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus menerus
dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja
seorang sekretaris dalam “mengamankan” perusahaan. Dalam hal ini,
selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk
menerapkannya praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula
mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan persuasi secara profesional
dan strategis.
Etika Dan Pengembangan Diri
To be ethical is a must, not a choice.
Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai
dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya
pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam
perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris.
Seorang sekretaris mesti memahami
dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme
seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan
menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.
Agar benar-benar dapat tampil secara
profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya etika yang
perlu mendapat perhatian penting. Akan tetapi, masih banyak lagi aspek
pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan.
Untuk memantapkan langkah seorang
sekretaris, diperlukan juga adanya kehandalan dalam mengembangkan pola
komunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemapuan membina hubungan
interpersonal yang memadai. Termasuk di dalamnya kemampuan dalam
menyiasati suatu situasi dengan fleksibilitas yang terkendali.
Menyongsong Era Baru
Perubahan ini harus dicermati secara
seksama, agar dapat mengantisipasi tuntutan yang muncul di masa depan
terhadap profesi sekretaris. Dengan pemahaman yang baik terhadap
tuntutan lingkungan bisnis di masa depan, dapat ditentukan pola
pengembangan diri dan pola pengembangan profesi sebagai sarana
mempersiapkan diri dan membekali diri dengan kompentensi-kompetensi yang
dituntut oleh dunia usaha.
Peran-peran yang berkaitan
dengan fungsi-fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil, dan
tergantikan oleh peran-peran manajerial dalam bidang pemrosesan
informasi, pengelolaan waktu, komunikasi, dan human relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematangan emosi, dan interpersonal skill, yang di dukung oleh penampilan yang profesional.
Dari sisi perusahaan,
optimalisasi fungsi seorang sekretaris dan nilai-nilai strategis profesi dapat memberikan dukungan positif bagi perusahaan secara konsisten dan
berkesinambungan.
Sumber :
