Menjadi Sekretaris Profesional amat sangat dituntut untuk selalu tepat waktu. Tepat waktu dalam menghadiri setiap jadwal kegiatan yang sudah ditentukan termasuk juga dalam keseharian bekerja di kantor. Hal ini diperlukan keterampilan bagaimana caranya agar dapat mengatur serta membagi waktu secara efektif dan efisien. Bahkan terkadang cukup berat dilakukan, terutama saat kondisi sekitar tidak mendukung. Semisal, cuaca buruk, kecelakaan atau demo yang menyebabkan jalanan menjadi macet, tugas dadakan yang menuntut prioritas untuk segera dikerjakan, rekan kerja yang susah diajak bekerjasama, hingga kondisi fisik ataupun psikis yang kurang mendukung. Faktor-faktor tersebut dapat sangat mempengaruhi seseorang untuk mengambil keputusan dalam hal pengaturan waktu.
Beberapa tips yang mungkin dapat membantu kita semua untuk selalu "On Time" :
1. Menghitung perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk tiba di lokasi tujuan
2. Konsisten dengan perkiraan waktu yang sudah ditentukan, biasakan untuk tidak meremehkan waktu yang sudah direncanakan di awal alias datang mepet. Tambahkan 15 - 30 menit sebagai antisipasi jika terjadi sesuatu yang mungkin dapat menjadi kendala dalam perjalanan
3. Catatlah keseluruhan aktifitas anda pada buku agenda atau gunakan teknologi atau aplikasi pada gadget anda untuk memudahkan anda mengingat rincian setiap kegiatan
4. Pastikan anda tahu lokasi yang anda tuju dan bagaimana agar bisa tiba di lokasi tersebut alias tidak nyasar
5. Pastikan segala sesuatunya sudah anda persiapkan sebelumnya, dari mulai pemilihan pakaian, sepatu, tas, dokumen apa saja yang hendak dibawa, hingga material penunjang lainnya
6. Biasakan untuk segera bangun begitu alarm berbunyi, karena apabila tidak, maka dijamin anda akan bangun kesiangan
7. Bawalah perangkat-perangkat (devices) yang bisa membantu dan menemani perjalanan anda agar dapat terasa menyenangkan namun tetap terhubung, contohnya teknologi smartphone dewasa ini sangat memungkinkan untuk anda menikmati musik sambil membaca email masuk, update informasi terbaru maupun tune-in di media sosial
8. Sinkronisasi seluruh perangkat anda untuk memudahkan dalam mengontrol dan mengakses informasi atau data yang anda butuhkan
9. Rencanakan waktu dengan baik di setiap agenda kegiatan agar alokasi waktunya tidak saling tumpang tindih akibat dari salah satu agenda mungkin melewati batas waktu yang telah diperkirakan di awal. Berikan selisih waktu 30 menit hingga 1 jam di tiap agenda
10. Atur alarm sebagai pengingat kapan anda harus segera melanjutkan ke agenda berikutnya
11. Usahakan untuk tidak menambah waktu pada agenda yang sudah seharusnya sudah selesai agar tidak terlambut ke agenda berikutnya
12. Simpan barang-barang yang wajib anda bawa ketika bepergian di satu tempat yang sama agar tidak tercecer dan susah saat hendak mencarinya
13. Gunakan alat transportasi yang berkualitas dan dapat diandalkan, terutama dari segi ketepatan waktu
14. Sebisa mungkin bepergian tidak di jam-jam sibuk untuk menghindari kemacetan atau kendala lainnya
15. Siapkan rencana cadangan untuk berjaga-jaga apabila anda datang terlambat
16. Mencatat pencapaian waktu dari setiap agenda sebagai bahan evaluasi ke depan
17. Selalu berusaha untuk datang lebih awal
So, get ready, be on time ^^