Monday, November 30, 2015

Girls behind the bosses of PHE WMO

Dengan senang hati kali ini saya tampilkan deretan para Sekretaris yang men-support jajaran pimpinan di PT Pertamina Hulu Energi West Madura Offshore, tempat dimana saya bekerja saat ini, baik di Kantor Pusat Jakarta maupun di Lapangan Operasi Gresik :


Para Sekretaris tersebut di atas men-support departemen-departemen berikut ini :

a. Top Management
b. Finance & Accounting
c. Oil & Gas Marketing
d. Information Communication Technology (ICT)
e. Human Resources & Relation (HR&R)
f. Health, Safety, Security & Environment (HSSE)
g. Facility, Engineering & Integrity (FEI)
h. Exploration & Exploitation (E&E)
i. Supply Chain Management (SCM)
j. Projects
k. Drilling
l. Performance & Development
m. Operation Business Support
n. Field Operation

Stay fabulous girls...cheersss !!!

Stenografi

Pernah mendengar istilah "Stenografi" ????


Sering kita mendengar orang menyebut tulisan steno yang berarti tulisan cepat. Hal ini timbul karena sebagian orang hanya melihat dari hasil yang dicapai seorang stenografer yang mempu menulis steno dengan cepat, seperti pada saat mencatat suatu percakapan dengan menggunakan tulisan steno.


Stenografi berasal dari bahasa Yunani, yang terdiri dari 2 (dua) kata yaitu “STENOS” yang berarti singkatan atau pendek dan “GRAPHEIN” yang berarti tulisan. Jadi stenografi (stenography) berarti tulisan singkat atau tulisan pendek. Tulisan steno dibuat dan disusun sedemikian rupa pendek dan singkat sehingga mengakibatkan cepat dalam menulisnya. Stenografi menggunakan tanda-tanda khusus yang lebih singkat daripada tulisan panjangnya (latin) dan kemudian disempurnakan dengan menambah beberapa singkatan (sudah singkat disingkat lagi), sehingga waktu yang digunakan untuk menulis stenogramnya lebih cepat dibanding waku untuk mengucapkan kata yang dimaksud.  

Saya termasuk salah satu lulusan Akademi Sekretari Widya Mandala Surabaya yang mendapatkan mata perkuliahan Steno Bahasa Indonesia saat itu. Yang saya ingat adalah, angkatan kami menciptakan sebuah kamus Steno kecil yang memang dari segi ukuran terbilang kecil sekali yakni sekitar 5cm x 6cm. Kamus tersebut berisikan rangkuman huruf-huruf Steno Berbahasa Indonesia beserta singkata-singkatan dan isitilah bisnis yang sering digunakan. Buku ini sangat membantu sekali karena bisa dibawa kemana-mana, ringan dan kecil sehingga bisa dipelajari setiap saat. Adapaun Stenografi juga memiliki terjemahan versi Bahasa Inggris, namun pada angkatan saya sudah tidak lagi diberikan karena penggunaannya sudah tidak sepopuler era sebelumnya.

Namun apakah dengan kecanggihan teknologi serta gadget yang ada saat ini masih membutuhkan Stenografi dalam menunjang pekerjaan ?? Menurut hemat saya masih diperlukan. Dewasa ini, tulisan Steno masih banyak sekali digunakan oleh profesi Wartawan untuk mencatat informasi dengan cepat dan akurat. Bahkan bagi Mahasiswa pun merupakan suatu keuntungan apabila dapat menulis Steno, terutama bagi yang hobi menulis ataupun saat mencatat ceramah dan dikte bahan perkuliahan. Sedangkan bagi profesi Sekretaris sendiri, tentu merupakan nilai tambah dalam menunjang pekerjaan kesekretariatan seperti mencatat notelen rapat, membuat ringkasan maupun catatan lainnya dengan cepat dan tentu saja, bersifat RAHASIA! 

Thursday, November 12, 2015

PARETO

Tips to have an Appropriate Workplace Behavior as a Secretary :

1. Positive "Can Do" Attitude
2. Courteous and Friendly
3. Meets Deadlines
4. Takes Responsibility
5. Good Attendance and Punctuality


PARETO/OPTIMIZE

 

Wednesday, November 11, 2015

Self Leadership

Menjadi seorang Sekretaris yang profesional harus juga memiliki kemampuan dalam memimpin diri sendiri (Self Leadership).

Self Leadership terdiri dari beberapa elemen yaitu :

1. Personal Goal Setting
    - Individu menentukan goal atau tujuan masing-masing
    - Mengaplikasikan cara-cara yang efektif untuk mencapai tujuan

2. Constructive Thought Patterns
    - Berbicara kepada diri sendiri mengenai ide atau langkah-langkah apa yang akan 
      diambil
    - Menciptakan peluang untuk meningkatkan kemampuan atau kapasitas energi diri (self-
      efficacy)
    - Membangun kesiapan mental diri atas ide, tujuan dan langkah-langkah yang telah 
      dipikirkan sebelumnya agar dapat terlaksana dan tercapai dengan sukses

3. Designing Natural Rewards
    - Menciptakan penghargaan kepada diri sendiri untuk memotivasi diri agar tetap fokus 
      mencapai tujuan

4. Self-Monitoring
    - Melakukan pemantauan terhadap diri sendiri agar tetap pada jalur untuk mencapai 
      tujuan

5. Self-Reinforcement
    - Melakukan kegiatan yang sifatnya santai sebagai bentuk relaksasi setelah mencapai tujuan yang sudah dicapai

Jadi sesungguhnya Self Leadership adalah tentang bagaimana kita dapat memimpin diri sendiri dan mendisiplinkan diri agar segala tujuan-tujuan baik dalam pekerjaan maupun di kehidupan sehari-hari dapat dicapai dengan strategi yang sesuai dengan kemauan dan kemampuan diri.

Selamat mencoba ^^

Monday, November 9, 2015

Be On Time

Menjadi Sekretaris Profesional amat sangat dituntut untuk selalu tepat waktu. Tepat waktu dalam menghadiri setiap jadwal kegiatan yang sudah ditentukan termasuk juga dalam keseharian bekerja di kantor. Hal ini diperlukan keterampilan bagaimana caranya agar dapat mengatur serta membagi waktu secara efektif dan efisien. Bahkan terkadang cukup berat dilakukan, terutama saat kondisi sekitar tidak mendukung. Semisal, cuaca buruk, kecelakaan atau demo yang menyebabkan jalanan menjadi macet, tugas dadakan yang menuntut prioritas untuk segera dikerjakan, rekan kerja yang susah diajak bekerjasama, hingga kondisi fisik ataupun psikis yang kurang mendukung. Faktor-faktor tersebut dapat sangat mempengaruhi seseorang untuk mengambil keputusan dalam hal pengaturan waktu.

Beberapa tips yang mungkin dapat membantu kita semua untuk selalu "On Time" :

1.  Menghitung perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk tiba di lokasi tujuan
2. Konsisten dengan perkiraan waktu yang sudah ditentukan, biasakan untuk tidak meremehkan waktu yang sudah direncanakan di awal alias datang mepet. Tambahkan 15 - 30 menit sebagai antisipasi jika terjadi sesuatu yang mungkin dapat menjadi kendala dalam perjalanan
3. Catatlah keseluruhan aktifitas anda pada buku agenda atau gunakan teknologi atau aplikasi pada gadget anda untuk memudahkan anda mengingat rincian setiap kegiatan
4. Pastikan anda tahu lokasi yang anda tuju dan bagaimana agar bisa tiba di lokasi tersebut alias tidak nyasar
5. Pastikan segala sesuatunya sudah anda persiapkan sebelumnya, dari mulai pemilihan pakaian, sepatu, tas, dokumen apa saja yang hendak dibawa, hingga material penunjang lainnya
6. Biasakan untuk segera bangun begitu alarm berbunyi, karena apabila tidak, maka dijamin anda akan bangun kesiangan
7.  Bawalah perangkat-perangkat (devices) yang bisa membantu dan menemani perjalanan anda agar dapat terasa menyenangkan namun tetap terhubung, contohnya teknologi smartphone dewasa ini sangat memungkinkan untuk anda menikmati musik sambil membaca email masuk, update informasi terbaru maupun tune-in di media sosial 
8. Sinkronisasi seluruh perangkat anda untuk memudahkan dalam mengontrol dan mengakses informasi atau data yang anda butuhkan
9.  Rencanakan waktu dengan baik di setiap agenda kegiatan agar alokasi waktunya tidak saling tumpang tindih akibat dari salah satu agenda mungkin melewati batas waktu yang telah diperkirakan di awal. Berikan selisih waktu 30 menit hingga 1 jam di tiap agenda
10. Atur alarm sebagai pengingat kapan anda harus segera melanjutkan ke agenda berikutnya
11.  Usahakan untuk tidak menambah waktu pada agenda yang sudah seharusnya sudah selesai agar tidak terlambut ke agenda berikutnya
12.  Simpan barang-barang yang wajib anda bawa ketika bepergian di satu tempat yang sama agar tidak tercecer dan susah saat hendak mencarinya
13.  Gunakan alat transportasi yang berkualitas dan dapat diandalkan, terutama dari segi ketepatan waktu 
14.  Sebisa mungkin bepergian tidak di jam-jam sibuk untuk menghindari kemacetan atau kendala lainnya
15.  Siapkan rencana cadangan untuk berjaga-jaga apabila anda datang terlambat
16.  Mencatat pencapaian waktu dari setiap agenda sebagai bahan evaluasi ke depan
17.  Selalu berusaha untuk datang lebih awal

So, get ready, be on time ^^