Lagi-lagi Mengapa Sekretaris ???

Pertanyaan yang seringkali terlintas ketika saya memilih profesi ini. Mengapa Sekretaris ???

Berikut alasan saya yang semoga bisa memberikan sedikit inspirasi bagi para wanita yang ingin bekerja sebagai Sekretaris Profesional :

1.  Dari segi pendidikan, seorang "calon" Sekretaris dibekali dengan berbagai macam mata perkuliahan yang sangat bervariasi sehingga seiring berjalannya waktu dapat diketahui kekuatan dan kelemahan serta kecenderungan minat dari si calon Sekretaris tersebut, apakah tetap berkeinginan untuk menjalani profesi Sekretaris atau justru tertarik pada bidang profesi lainnya seperti akuntan, PR, marketing dan lain sebagainya

2.  Seorang Sekretaris biasanya mudah menjalin hubungan baik dengan banyak pihak, baik internal maupun eksternal, lintas struktur dan organisasi. Hal ini dikarenakan tugasnya yang multitasking menuntutnya untuk dapat memenuhi target pekerjaan yang sudah ditetapkan sehingga secara otomatis menjadi terlatih dalam berkomunikasi dan memahami karakter banyak orang serta mengerti jalur birokrasi untuk dapat mencapai tujuannya tersebut 

3.  Penampilan profesional seorang Sekretaris yang elegan dan percaya diri merupakan salah satu daya tarik tersendiri yang juga sekaligus berfungsi untuk menjaga image pimpinan dan tentunya bagi perusahaan pada umumnya

4. Dengan berbagai macam bekal keterampilan, pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki seorang Sekretaris dapat memampukannya untuk dapat bertahan dalam kondisi apapun demi terselesaikannya segala tugas dan tanggung jawabnya dalam pekerjaan

5.  Seorang Sekretaris dapat terus mengembangkan jenjang karirnya dengan menambah bekal pendidikan di luar kesekretariatan agar bisa terus bersaing dalam dunia kerja dan memperluas pengetahuan serta keterampilan di bidang lainnya

"Always challenge yourself and push your limit"

 

Girls behind the bosses of PHE WMO

Dengan senang hati kali ini saya tampilkan deretan para Sekretaris yang men-support jajaran pimpinan di PT Pertamina Hulu Energi West Madura Offshore, tempat dimana saya bekerja saat ini, baik di Kantor Pusat Jakarta maupun di Lapangan Operasi Gresik :

Para Sekretaris tersebut di atas men-support departemen-departemen berikut ini :

a. Top Management
b. Finance & Accounting
c. Oil & Gas Marketing
d. Information Communication Technology (ICT)
e. Human Resources & Relation (HR&R)
f. Health, Safety, Security & Environment (HSSE)
g. Facility, Engineering & Integrity (FEI)
h. Exploration & Exploitation (E&E)
i. Supply Chain Management (SCM)
j. Projects
k. Drilling
l. Performance & Development
m. Operation Business Support
n. Field Operation

Stay fabulous girls...cheersss !!!

Stenografi

Pernah mendengar istilah "Stenografi" ????

Sering kita mendengar orang menyebut tulisan steno yang berarti tulisan cepat. Hal ini timbul karena sebagian orang hanya melihat dari hasil yang dicapai seorang stenografer yang mempu menulis steno dengan cepat, seperti pada saat mencatat suatu percakapan dengan menggunakan tulisan steno.

Stenografi berasal dari bahasa Yunani, yang terdiri dari 2 (dua) kata yaitu “STENOS” yang berarti singkatan atau pendek dan “GRAPHEIN” yang berarti tulisan. Jadi stenografi (stenography) berarti tulisan singkat atau tulisan pendek. Tulisan steno dibuat dan disusun sedemikian rupa pendek dan singkat sehingga mengakibatkan cepat dalam menulisnya. Stenografi menggunakan tanda-tanda khusus yang lebih singkat daripada tulisan panjangnya (latin) dan kemudian disempurnakan dengan menambah beberapa singkatan (sudah singkat disingkat lagi), sehingga waktu yang digunakan untuk menulis stenogramnya lebih cepat dibanding waku untuk mengucapkan kata yang dimaksud.  

Saya termasuk salah satu lulusan Akademi Sekretari Widya Mandala Surabaya yang mendapatkan mata perkuliahan Steno Bahasa Indonesia saat itu. Yang saya ingat adalah, angkatan kami menciptakan sebuah kamus Steno kecil yang memang dari segi ukuran terbilang kecil sekali yakni sekitar 5cm x 6cm. Kamus tersebut berisikan rangkuman huruf-huruf Steno Berbahasa Indonesia beserta singkata-singkatan dan isitilah bisnis yang sering digunakan. Buku ini sangat membantu sekali karena bisa dibawa kemana-mana, ringan dan kecil sehingga bisa dipelajari setiap saat. Adapaun Stenografi juga memiliki terjemahan versi Bahasa Inggris, namun pada angkatan saya sudah tidak lagi diberikan karena penggunaannya sudah tidak sepopuler era sebelumnya.

Namun apakah dengan kecanggihan teknologi serta gadget yang ada saat ini masih membutuhkan Stenografi dalam menunjang pekerjaan ?? Menurut hemat saya masih diperlukan. Dewasa ini, tulisan Steno masih banyak sekali digunakan oleh profesi Wartawan untuk mencatat informasi dengan cepat dan akurat. Bahkan bagi Mahasiswa pun merupakan suatu keuntungan apabila dapat menulis Steno, terutama bagi yang hobi menulis ataupun saat mencatat ceramah dan dikte bahan perkuliahan. Sedangkan bagi profesi Sekretaris sendiri, tentu merupakan nilai tambah dalam menunjang pekerjaan kesekretariatan seperti mencatat notelen rapat, membuat ringkasan maupun catatan lainnya dengan cepat dan tentu saja, bersifat RAHASIA! 

PARETO

Tips to have an Appropriate Workplace Behavior as a Secretary :

1. Positive "Can Do" Attitude
2. Courteous and Friendly
3. Meets Deadlines
4. Takes Responsibility
5. Good Attendance and Punctuality

PARETO/OPTIMIZE

 

Self Leadership

Menjadi seorang Sekretaris yang profesional harus juga memiliki kemampuan dalam memimpin diri sendiri (Self Leadership).

Self Leadership terdiri dari beberapa elemen yaitu :

1. Personal Goal Setting
    - Individu menentukan goal atau tujuan masing-masing
    - Mengaplikasikan cara-cara yang efektif untuk mencapai tujuan

2. Constructive Thought Patterns
    - Berbicara kepada diri sendiri mengenai ide atau langkah-langkah apa yang akan 
      diambil
    - Menciptakan peluang untuk meningkatkan kemampuan atau kapasitas energi diri (self-
      efficacy)
    - Membangun kesiapan mental diri atas ide, tujuan dan langkah-langkah yang telah 
      dipikirkan sebelumnya agar dapat terlaksana dan tercapai dengan sukses

3. Designing Natural Rewards
    - Menciptakan penghargaan kepada diri sendiri untuk memotivasi diri agar tetap fokus 
      mencapai tujuan

4. Self-Monitoring
    - Melakukan pemantauan terhadap diri sendiri agar tetap pada jalur untuk mencapai 
      tujuan

5. Self-Reinforcement
    - Melakukan kegiatan yang sifatnya santai sebagai bentuk relaksasi setelah mencapai tujuan yang sudah dicapai

Jadi sesungguhnya Self Leadership adalah tentang bagaimana kita dapat memimpin diri sendiri dan mendisiplinkan diri agar segala tujuan-tujuan baik dalam pekerjaan maupun di kehidupan sehari-hari dapat dicapai dengan strategi yang sesuai dengan kemauan dan kemampuan diri.

Selamat mencoba ^^

Be On Time

Menjadi Sekretaris Profesional amat sangat dituntut untuk selalu tepat waktu. Tepat waktu dalam menghadiri setiap jadwal kegiatan yang sudah ditentukan termasuk juga dalam keseharian bekerja di kantor. Hal ini diperlukan keterampilan bagaimana caranya agar dapat mengatur serta membagi waktu secara efektif dan efisien. Bahkan terkadang cukup berat dilakukan, terutama saat kondisi sekitar tidak mendukung. Semisal, cuaca buruk, kecelakaan atau demo yang menyebabkan jalanan menjadi macet, tugas dadakan yang menuntut prioritas untuk segera dikerjakan, rekan kerja yang susah diajak bekerjasama, hingga kondisi fisik ataupun psikis yang kurang mendukung. Faktor-faktor tersebut dapat sangat mempengaruhi seseorang untuk mengambil keputusan dalam hal pengaturan waktu.

Beberapa tips yang mungkin dapat membantu kita semua untuk selalu "On Time" :

1.  Menghitung perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk tiba di lokasi tujuan

2. Konsisten dengan perkiraan waktu yang sudah ditentukan, biasakan untuk tidak meremehkan waktu yang sudah direncanakan di awal alias datang mepet. Tambahkan 15 - 30 menit sebagai antisipasi jika terjadi sesuatu yang mungkin dapat menjadi kendala dalam perjalanan

3. Catatlah keseluruhan aktifitas anda pada buku agenda atau gunakan teknologi atau aplikasi pada gadget anda untuk memudahkan anda mengingat rincian setiap kegiatan

4. Pastikan anda tahu lokasi yang anda tuju dan bagaimana agar bisa tiba di lokasi tersebut alias tidak nyasar

5. Pastikan segala sesuatunya sudah anda persiapkan sebelumnya, dari mulai pemilihan pakaian, sepatu, tas, dokumen apa saja yang hendak dibawa, hingga material penunjang lainnya

6. Biasakan untuk segera bangun begitu alarm berbunyi, karena apabila tidak, maka dijamin anda akan bangun kesiangan

7.  Bawalah perangkat-perangkat (devices) yang bisa membantu dan menemani perjalanan anda agar dapat terasa menyenangkan namun tetap terhubung, contohnya teknologi smartphone dewasa ini sangat memungkinkan untuk anda menikmati musik sambil membaca email masuk, update informasi terbaru maupun tune-in di media sosial 

8. Sinkronisasi seluruh perangkat anda untuk memudahkan dalam mengontrol dan mengakses informasi atau data yang anda butuhkan

9.  Rencanakan waktu dengan baik di setiap agenda kegiatan agar alokasi waktunya tidak saling tumpang tindih akibat dari salah satu agenda mungkin melewati batas waktu yang telah diperkirakan di awal. Berikan selisih waktu 30 menit hingga 1 jam di tiap agenda

10. Atur alarm sebagai pengingat kapan anda harus segera melanjutkan ke agenda berikutnya

11.  Usahakan untuk tidak menambah waktu pada agenda yang sudah seharusnya sudah selesai agar tidak terlambut ke agenda berikutnya

12.  Simpan barang-barang yang wajib anda bawa ketika bepergian di satu tempat yang sama agar tidak tercecer dan susah saat hendak mencarinya

13.  Gunakan alat transportasi yang berkualitas dan dapat diandalkan, terutama dari segi ketepatan waktu 

14.  Sebisa mungkin bepergian tidak di jam-jam sibuk untuk menghindari kemacetan atau kendala lainnya

15.  Siapkan rencana cadangan untuk berjaga-jaga apabila anda datang terlambat

16.  Mencatat pencapaian waktu dari setiap agenda sebagai bahan evaluasi ke depan
17.  Selalu berusaha untuk datang lebih awal

So, get ready, be on time ^^ 

HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

"SEKRETARIS MILLENIUM"

Oleh : A.B. Susanto

 

Diantara sekian banyak profesi yang berubah cepat memasuki milenium mendatang, salah satu diantaranya adalah profesi sekretaris. Harap dimaklumi, karena sekretaris adalah “pengelola”  sumber daya perusahaan  terpenting, yaitu para pimpinan  perusahaan dan para manajer.

Pada milenium mendatang para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagi penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Mereka dituntut untuk menjadi “penunggang kuda” yang handal, agar dapat menaiki “kuda” yang bernama teknologi dan menarik manfaat sebesar-besarnya.  

Sekretaris, sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan, seakan harus berlomba dengan kemampuan para pimpinan perusahaan. Sekretaris harus melengkapi diri dengan berbagai ‘senjata’ kemampuan dan ketrampilan agar dapat ‘memenajemeni manajer dan memimpin pemimpin’

Era milenium mendatang yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi, berpengaruh besar terhadap peran dan fungsi profesi sekretaris. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh  perangkat teknologi informasi. 

Pengelola Informasi

Dalam era informasi, kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan,  harus mampu menjadi information provider, yang mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Hasil keputusan harus disebarluaskan, sehingga sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai information disseminator.

Sementara itu globalisasi makin menampakkan sosoknya, yang menuntut  sekretaris menjadi sekretaris global. Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan membentuk network dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai penyambung lidah perusahaan dengan masyarakat global.

Peran penting yang berkaitan dengan pengelolaan  informasi dan pengambilan keputusan, serta tuntutan untuk menjadi komunikator dan membina relasi dengan pihak internal perusahaan, serta pihak  eksternal perusahaan dalam lingkup global  membutuhkan kapasitas intelektual yang memadai, kematangan emosi dan sikap yang tepat, serta kemampuan untuk menampilkan citra profesional.

Queen of Time Kingdom  

Seorang sekretaris sering disebut sebagai Queen of Time Kingdom, seorang yang “berkuasa” atas pengaturan “waktu” kerja dan memiliki wewenang untuk secara cepat dan tepat mengelola berbagai perubahan “waktu” atau jadwal kerja atasannya, yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan memperhatikan derajat urgency yang terkandung didalamnya.

Seorang sekretaris tidak hanya dituntut untuk menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu kerja serta pola pengendaliannya saja, tetapi juga termasuk berbagai strategi dan pedoman agar  dapat menyusun suatu prioritas yang tepat dan “disukai” oleh atasan maupun partner kerja lainnya, pihak eksternal maupun pihak internal.
 

Agar sekretaris dapat terus menerus meningkatkan kemampuan diri dalam mengelola waktu, seorang sekretaris harus mengenal proses dan sarana yang dapat dimanfaatkan untuk menganalisa pemanfaatan waktu serta cara pengembangan yang sebaiknya diikuti.

Public Relation Officer         

Sementara itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber informasi  bagi para pengambil keputusan. 

Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam “mengamankan” perusahaan. Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan persuasi secara profesional dan strategis.

Etika Dan Pengembangan Diri

To be ethical is a must, not a choice. Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris.

Seorang sekretaris mesti memahami  dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan  menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.

Agar benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting. Akan tetapi, masih banyak lagi aspek pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan.

Untuk memantapkan langkah seorang sekretaris, diperlukan juga adanya kehandalan dalam mengembangkan pola komunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemapuan membina hubungan interpersonal yang memadai. Termasuk di dalamnya kemampuan dalam  menyiasati suatu situasi dengan fleksibilitas yang terkendali.

Menyongsong Era Baru

Perubahan ini harus dicermati secara seksama, agar dapat mengantisipasi tuntutan yang muncul di masa depan terhadap profesi sekretaris. Dengan pemahaman yang baik terhadap tuntutan lingkungan bisnis di masa depan,  dapat ditentukan pola pengembangan diri dan pola pengembangan profesi sebagai sarana mempersiapkan diri dan membekali diri dengan kompentensi-kompetensi yang dituntut oleh dunia usaha.

Peran-peran yang berkaitan dengan fungsi-fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil, dan tergantikan oleh  peran-peran manajerial dalam bidang pemrosesan informasi, pengelolaan waktu, komunikasi, dan human relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematangan emosi, dan interpersonal skill, yang di dukung oleh penampilan yang profesional.

Dari sisi perusahaan, optimalisasi fungsi seorang sekretaris dan nilai-nilai strategis profesi dapat memberikan dukungan positif bagi perusahaan secara konsisten dan berkesinambungan.

Sumber :

https://3agl.wordpress.com/2008/05/21/hubungan-sekretaris-dengan-teknologi-informasi/

3 Top Notch Secretarial Academy in Indonesia

Morning.. ^^

I am more than happy to share these links of 3 Top Notch Secretarial Academy in Indonesia for you to choose as a recommendation :

1. http://www.stiks-tarakanita.ac.id/

2. http://aksewms.ac.id/home.php

3. http://poltek.ubaya.ac.id/program-studi-2/program-studi-sekretari/ 

*** Your choice, your future *** 

IKATAN SEKRETARIS INDONESIA

PROFIL IKATAN SEKRETARIS DAN ADMINISTRASI PROFESIONAL INDONESIA (ISI

 

Gagasan mendirikan Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) pertama kali pada tanggal 7 Juli 1972 dan secara resmi berdiri tanggal 13 Juni 1974 melalui Akte No. 22 dihadapan Notaris Frederik Alexander Tumbuan, di Jakarta.

Saat itu wadah ini dimaksudkan sebagai ajang bagi para sekretaris untuk memperluas wawasan, meningkatkan profesi sekretaris, bersosialisasi, serta menjadi ajang berorganisasi dan bermasyarakat.

Kini Ikatan Sekretaris Indonesia mempunyai visi jauh kedepan, tidak sekedar menjadi organisasi para “Sekretaris” namun mengembangkan diri menjadi Komunitas Masyarakat Profesional dari berbagai profesi yang ingin kuat dan maju dan oleh sebab itu nama ISI berkembang menjadi Ikatan Sekretaris dan Administratif Profesional Indonesia.

Saat ini ISI telah berkembang pesat, memiliki 14 cabang dan kurang lebih 1000 anggota yang tersebar di 14 cabang di kota-kota besar (Jakarta, Bandung, Semarang, Solo, Jogja, Surabaya, Malang, Lhoksemauwe, Medan, Menado, Ujung Pandang, Balik Papan, Denpasar, Batam).

Eksistensi ISI sebagai Asosiasi Sekretaris se-Indonesia yang secara formal diakui pemerintah sebagai organisasi profesional, merupakah wadah yang tepat bagi pendidikan informal para Sekretaris Indonesia. ISI Indonesia merasa terpanggil untuk mempersiapkan sekretaris-sekretaris Indonesia yang siap tampil prima dalam arena kompetisi dunia usaha.
Keberadaan organisasi ISI di kota-kota besar telah menjadi kebutuhan seiring dengan adanya kebijakan otonomi daerah di tengah-tengah reformasi. Di beberapa cabang ISI Indonesia bahkan telah menjadi mitra bagi eksekutif dan legislatif di daerah tersebut. Sumbangsih organisasi ISI Indonesia terhadap bangsa dan negara Indonesia merupakan bukti nyata pentingnya keberadaan organisasi ini untuk masa sekarang dan akan datang.

Bagi rekan-rekan Sekretaris dan Administratif di Surabaya, dapat pula bergabung dengan ISI Cabang Surabaya di alamat berikut :

Lembaga Management Jawa Timur, Jalan Kayoon No. 68, Surabaya

How Lucky to be a Secretary, why ???

KEUNTUNGAN BEKERJA SEBAGAI SEKRETARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.

Menjadi sekretaris pimpinan memberikan banyak manfaat bagi sekretaris. Sekretaris dapat belajar banyak dari pimpinan tentang gaya kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan lainnya. 

Beberapa keuntungan menjadi sekretaris antara lain :

a. Keanekaragaman Tugas

Pekerjaan sekretaris sangat bervariasi, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

- Tugas Administrasi :

• Korespondensi

• Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

• Mengurus surat masuk dan surat keluar

• Travel Arrangements

• Organize meeting, Making appointments

• Handling all confidential matters

- Tugas Receptionist :

• Menerima dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon

• Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

• Mencatat janji-janji untuk pimpinan

- Tugas Keuangan : 

• Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

• Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

• Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

- Lain-lain :

• Personal matters

• Monitoring and procuring order. Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

• Menterjemahkan

• General Affair duties, Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang

Keanekaragaman pekerjaan sekretaris membuat pekerjaan sekretaris tidak membosankan.

b. Penghasilan Memadai

Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Karena itulah pada umumnya sekretaris mendapatkan gaji yang cukup menarik dibandingkan dengan profesi lainnya.

c. Menambah Keterampilan dan Keahlian

Menjadi sekretaris akan menambah keterampilan dan keahlian yang dapat menunjang pekerjaannya keterampilan dan keahlian tersebut meliputi : 

- Mampu menyusun laporan dan berkorespondensi,

- Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya,

- Teknik tata penyimpanan arsip,

- Teknik berkomunikasi dengan telepon,

- Menulis cepat dengan steno, Teknik mengetik surat

d. Promosi

Posisi sekretaris tidak pernah berakhir. Banyak sekretaris handal yang berhasil meraih posisi menjadi manager, semua ini berkat kedekatan tugas sekretaris dengan pimpinannya sehingga ia dapat meminta ilmu dan pengalaman dari pimpinannya. Pimpinan yang mengetahui ketangkasan sekretarisnya tentu akan mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan tugas-tugas bersifat manajerial kepada sekretarisnya, dengan catatan sekretaris mampu melaksanakannya. Seringkali sekretaris bertindak sebagai supervisor dan mengatur pekerjaan orang lain.

e. Pentingnya Sekretaris

- Sekretaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

- Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

- Sekretaris profesional startegis dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar

- Sekretaris profesional teknis dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin intensif.

- Sekretaris profesional pendukung dapat memberikan contoh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Sumber :

http://junaidipiscesguru.blogspot.co.id/2010/09/sekretariatan.html